Queira o Sr. Perito detalhar as etapas de Revisão, Classificação e Produção no E-Discovery

No nosso último post sobre E-Discovery, tratamos das etapas de extração, pré-processamento e processamento de dados (Clique aqui para conferir!). Lembrando que o EDRM inclui também as etapas de revisão e produção; temas desse post.[1]

Após as etapas já mencionadas (coleta, processamento, filtragem, etc), os arquivos são carregados e enviados para a plataforma de revisão. Comumente a revisão é chamada de “Discovery Phase” de um caso – Parte mais importante e demorada; que pode incluir a identificação de:

  • “Smoking gun” document – ou seja, arquivos que “resolvem” um caso por si só
  • Arquivos relevantes que compõem e suportam um caso
  • Informações que direcionam outras análises

Antes dos dados estarem prontos, devemos escolher a plataforma que será utilizada. Atualmente a mais conhecida e utilizada é o Relativity[2], mas outros como Clearwell[3] e AD Summation[4] tem boa presença no mercado.

Interessante mencionar que a KCura, fabricante do Relativity, foi fundada em 2001, mas somente introduziu o Relativity ao mercado em janeiro de 2007 como uma solução de software baseado em web, atendendo os processos de produção, revisão, análise e processamento do EDRM. O Relativity foi originalmente construído em colaboração com o escritório de advocacia americano “Foley & Lardner” e é oferecido para escritórios de advocacia e empresas, e também sob demanda, através de uma rede global de parceiros.

Toda boa ferramenta de revisão tem a capacidade de ser customizável com filtros ajustáveis (usuário, tipo de dados, data, palavra-chave ou combinações); mudanças de layout e um ambiente user friendly.

Independente da plataforma de revisão é fundamental termos uma boa capacidade de processamento e acesso a internet, além de servidores e storage potentes para termos agilidade no acesso às informações. De modo geral, a fase de preparação e revisão inclui as seguintes etapas:

  • Carga dos e-mails e arquivos em ferramentas próprias de filtro e separação
  • Criação de índice para keyword search
  • Aplicação de filtros como palavras específicas / intervalo de tempo / pre-search / etc
  • “Tag” de e-mails como personal / non-personal e outros itens que não devem constar no resultado final
  • Revisão propriamente dita
  • Classificação dos resultados

Na revisão é importante termos uma apresentação estruturada dos resultados filtrados e uma adequada marcação de documentos com categorização (labels). Dessa forma, o revisor terá mais facilidade nas buscas e na etapa de classificação do conteúdo. Outra característica importante é a filtragem de resultados pendentes de aprovação da 2ª. revisão (chamado de 2nd level review), ou seja, um revisor seleciona um item para uma posterior revisão (normalmente de um membro mais sênior da equipe), podendo essa revisão ser feita em documentos nativos incluindo o preview de conteúdo. Com essa característica fica muito mais rápido identificar se um dado é relevante ou não. É importante termos cuidado com os falsos positivos (arquivos marcados como relevantes quando não são) e falsos negativos (arquivos marcados como não-relevantes quando são).

Dentro do processo, são definidos os conjuntos de dados a serem revisados. Na maioria dos casos, como já mencionado, essa definição é baseada em filtros de data e/ou palavras-chave. As palavras-chave são usadas para destacar um arquivo permitindo fácil reconhecimento em documentos (Highlighting). Os documentos selecionados são sempre reunidos em grupos (por custodiante) e separados em lotes (batches) com uma quantidade específica (250 documentos por ex).

Cada revisor realiza o “check-out” de seu lote e inicia a análise, classificando os documentos e incluindo observações. Alguns tipos de classificação incluem:

  • Responsive: Arquivos que atendem um critério de busca ou filtragem
  • Non-responsive: Arquivos que não são importantes para o caso
  • Privileged: Arquivos que são protegidos por legislação local ou sigilo
  • Private: Conteúdo pessoal, que pode ser buscado, mas não produzido
  • Redact: Texto ou conteúdo que deverá ser removido (Falaremos no detalhe ainda nesse post)
  • Corrupt: Arquivos que estão danificados ou não podem ser abertos
  • Encrypted: Arquivos que não podem ser lidos até termos uma chave de descriptografia
  • Password protected: Arquivos que precisam de uma senha para serem abertos
  • Hot: Usado para documentos, e-mails, etc com conteúdo relevante que pode impactar o caso (também chamados de “smoking gun documents”).
  • Needs further review: Arquivos que precisam ser checados posteriormente – Normalmente são reclassificados no 2nd review.

Com essa abordagem conseguiremos melhor identificar a relevância de um documento e saber entre os revisores, quem já revisou determinado conteúdo, entre outras métricas de controle. Ex desse fluxo:

 

Como demonstrado na figura acima, após a revisão temos a etapa de “produção”, que consiste em separar os documentos relevantes que sairão do ambiente virtual para o físico. Alguns exemplos incluem a entrega para o cliente final, corte ou mesmo outros envolvidos. A impressão pode ser feita no formato .pdf, .tiff, ou outro de escolha. Após cada etapa sempre é recomendado realizar um controle de qualidade, que pode ser amostral ou específico como confirmar que todos os documentos foram revisados e a verificação dos documentos privilegiados e confidenciais. Esses documentos analisados ​​são produzidos (impresso para TIFF ou PDF) ou re-inseridos no fluxo de trabalho.

A seguir um exemplo dessa utilização ilustrando o processo de revisão:

Podemos ainda realizar a “redaction”. Essa técnica consiste em utilizar filtros e parâmetros combinados com ferramentas visuais para “eliminar” com uma tarja ou marcação as informações pessoais (número de CPF, por ex.) dentro de um arquivo corporativo, que não tem relação ao projeto ou objeto de análise.

Antes dessas etapas apresentadas, é importante ter em mente o prazo para a conclusão do projeto; pois essa informação irá definir o número de advogados e a equipe de revisão necessária. O time de revisão consiste normalmente em:

  • Gerentes de Projeto – Responsável pelo acompanhamento do projeto, prazos e interface com o cliente
  • Líderes – Responsáveis por cada etapa como processamento, filtragem e acompanhamento das revisões. Serão responsáveis por verificar se a estratégia de busca está funcionando
  • Revisores – Equipe que define as buscas e verifica os resultados. Pode haver um time próprio para 2nd review.

Por fim, é importante mencionar que nos EUA, as regras de revisão também podem incluir normativas ou decisões de órgãos reguladores específicos. Entre outros, alguns exemplos incluem:

  • SEC (Securities and Exchange Commission) – Foco em fraudes com stock options, insider trading, subprime, hipotecas, etc.
  • FTC (Federal Trade Commission) – Foco em concorrência desleal, antitruste, etc.
  • DOJ (Department of Justice) – Investigações corporativas, FCPA, white-collar crime, etc

Além desses, vale conferir algumas normativas sobre fornecimento de informações em processos judiciais. Duas interessantes são:

  • Federal Rules of Evidence: FRE 502(c) [5]
  • Federal Rules of Civil Procedure: FRCP 26(g)[6]

No Brasil ainda não temos essa maturidade de padrões de configurações para Discovery com órgãos reguladores, mas estamos evoluindo nesse sentido, com alguns órgãos já mostrando interesse nas metodologias utilizadas.

Com esse post, completamos as principais etapas e conceitos do e-discovery. Estamos agora, prontos para discutir pontos mais complexos e detalhados, temas que abordaremos nos nossos próximos posts da série. Comentários serão bem-vindos e até a próxima!

[1] Mais em: http://www.edrm.net/

[2] Mais em: http://kcura.com/relativity/

[3] Mais em: http://www.symantec.com/pt/br/ediscovery-platform

[4] Mais em: http://www.accessdata.com/solutions/ediscovery-litigation-support/summation

[5] Mais em: http://federalevidence.com/Resources502

[6] Mais em: http://www.law.cornell.edu/rules/frcp/rule_26

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